文書には紙文書・電子文書・電子化文書とがあります。紙文書は紙になっている文書、電子文書はＰＣで作成されたデータファイル、電子化文書は紙文書をスキャナで電子化したものを指します。電子文書をプリントアウトしたものの場合は紙文書になるというわけです。 オフィスのＯＡ化が始まった当初は、オフィスのペーパーレス化が進む事により、オフィスでの紙の消費量は減っていくだろうという予想がありました。しかし実際には、コピー機やプリンタの普及により、紙の消費量はかえって増加の一途をたどったのです。オフィスが急速にＯＡ化したのに対し、ユーザーサイドの適応は緩やかに進行しました。そのタイムラグの間、電子文書は必要に応じて紙文書化され、結果的に紙の使用量が増えたというわけです。 この傾向は現在では落ち着きを見せています。経済産業省が発表している産業統計によると、オフィスで利用されるＰＰＣ用紙は、過去２０年の間おおむね微増傾向でしたが、現在はほぼ増加が止まってきているようです。これは、電子帳簿保存法により、帳票のプリントアウトが減少していることも原因の一つと思われます。また、タブレットやプロジェクターの普及により紙出力の必要性が相対的に低下した事や、学校教育や生活環境を通してパソコンスキルを得てきた世代が労働人口化してきている事も、背景として考えられるでしょう。 ちなみにになりますが、過去２０年間におけるＰＰＣ用紙（コピー用紙）の生産量を平均すると、１年あたりおよそ６０万トンになります。Ａ４用紙１箱（５包２５００枚）が約１０ｋｇですから、６０万トンは６０００万箱になります。平成２４年の全法人数は大小合わせると約６００万件ですので、１法人あたり年間におよそ１０箱のＰＰＣ用紙を消費しているイメージになります。ざっくりと１営業日でならせば、１法人にあたり１日１００枚になります。おおむね肌感覚に合う計算ではないでしょうか。
日本のオフィスでは１日あたりＡ４用紙１００枚ぶんの文書が、毎日プリントアウトされています。プリントミスもありますでしょうが、大半は基本的にオフィス内を流通し、いずこかに収納されていきます。文書の収納というのは、それだけでたいへんな技術であるものではないでしょうか。日々新たに発生していく文書の管理は、いうなれば庭園や菜園の管理と似ているかもしれません。雑草と作物とは、慣れていないとなかなか見分けがつきにくいものです。管理の対象を明確に定義し、これに類さないものを適宜に間引いていく事により、文書のジャングル化を回避し、適切に運用・運営する事ができるのです。 文書の電子化は、文書を管理・運用・運営するための、重要な手段といえます。電子情報上の文書管理にも紙文書とは異なった注意点があるものですが、電子情報の性格をうまく活用する事により、紙文書の管理と互いに補い合わせらるようになります。電子化が心強いのは、第一に紙文書を電子状態でバックアップ保存できる点、第二には部署内での文書の共有が簡便である点、第三には空間的な収容スペースが小さく済む点、がそれぞれ挙げられます。 一方、電子化のリスクも無視できません。 最も怖いのは、電子化した情報のジャングル化です。電子情報を保存する際の、ファイルへの名前のつけ方、電子文書の格納フォルダへの振り分け方、フォルダ作成のし方、電子文書の保存期限の設け方など、事前に充分にルール化しておかないと、ハードディスク上やサーバ上のどこに何の電子文書が格納されているかわからない・探す事もできない、といった事態にも陥りかねません。文書の電子化には、ルール化とルールの社内教育とが必須になってくるといえます。これは、電子文書運営の継続的な体系化、ともいえます。電磁的記録の管理ルールは、往々にしてあいまい化していきやすいものなのです。 また、改ざんや持ち出しが容易である点も、電子文書の弱点といえます。電子文書を法的にも運用する場合、閲覧権限、改変権限、タイムスタンプなどが文書に適宜設定され、アクセスログが残る体制が必要です。
意識されにくい事になりますが、電磁的記録は、必ずしも半永続的に保たれる保管方法ではありません。記録媒体自身の物理的な寿命よりも、電子技術の進歩に伴う記録媒体の陳腐化が脅威になります。米国ではすべての業界において、ハード／ソフトの寿命は長くても５年と認識されているとの事です。定期的に文書の棚卸しを行い、つど文書の保存・保管場所の見直しが必要である点は、紙文書と全く同じといえるようです。違うのは、文書の保存・保管にかかるコストと、保存・保管できる文書の量的な規模、ではないでしょうか。 オフィスに流通する紙の量こそ落ち着きつつありますが、流通する情報の量はむしろますます増しますでしょうし、電子文書の需要もまた然りかと思われます。企業さまが適切な書庫を末永くお使いくださるように、何とぞ電子文書とも幾久しくおつきあいくださいますよう希望して止みません。
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