書庫の選び方

書庫選びの予備知識

 書庫もしくはシステム収納を個人でお買い求めになるユーザーさまは著しく稀であるため、これらは専ら法人さま向けのアイテムであるといえます。新たに起業されるというユーザーさまもいらっしゃるのではないでしょうか。

 法人にとって、書庫の導入は文書の管理に直結します。文書管理の不備は各種のリスク(訴訟リスク・災害対策・内部統制の不備・業務の非効率化・説明責任の遵守不能化)発生の原因となりえます。一方、オフィスにおける日常的な業務の多くの部分が電子化され、これにともなって電子作成文書や紙文書の電子化も進んでいますが、電子(化)文書の管理は必ずしも容易なものではなく、保存フォルダやハードディスクが電子文書のジャングルと化している事例も少なからず見受けられます。紙文書が管理できていない企業さまでは電子文書も管理できていない傾向があり、一方、紙文書が管理できている企業さまでも、電子文書まではうまく管理できていない事がままあるようです。

 一般的な書庫のサイズは横幅90㎝×奥行45㎝です。これに動線(兼、開閉スペース)を加えると90㎝×(45㎝+90㎝)≒1.2平米になります。仮に坪単価15,000円/月でオフィスを借りている場合、書庫1つあたりの賃料は約5,500円/月になります。電子化されたデータに関しても、自社サーバに保存している場合は、サーバのハードディスク領域を圧迫する事になります。
 一方、一定期間(もしくは無期限で)の保管が各種法律で義務づけられている文書があります。文書の種類と適用法によって1年~40年、もしくは無期限となっています。

 文書や記録は時間の経過とともに保存目的・管理目的が変化します。中長期的目的に合わせた書庫を予め選ぶ事で、業務や運営を継続的に円滑にしましょう。

豆知識―木製キャビネットの時代

 今でこそシステム収納や書庫というとスチール什器のイメージがありますが、『TOOLS OF BUSINESS, AN ENCYCLOPEDIA OF OFFICE EQUIPMENT AND LABOR SAVING DEVICES』という書物を紐解くと、かのアメリカでも書類の収納にはかつて木製の什器が用いられていた事がわかります。比較的小型の多様なユニットを自由に組み合わせ、必要に応じて買い足して拡大する、という事もできたようです。取り回しや利便性はむしろ木製キャビネットの方が高かったかもしれませんが、製作には家具職人の技術が要されたため、量産体制には不向きであったろうと想像されます。
 その後、より大量生産に向いたスチール製の書庫へ移行し、これに伴い大型化して、現在のサイズに安定していったものと考えられます。

書庫の選び方

 文書にはライフサイクルがあります。整理・分別なく保管しておいていいのは、前期ぶんか、せいぜいが前々期ぶんまででしょう。ここでポイントになるのは、実は、書庫に先立って、ファイリングサプライであるといえます。後々に文書を分別・整理する事を念頭に置くと、ファイルタイプよりフォルダタイプの方が利便性が高いのです。そして、冊子状にして縦置きできるファイルタイプと違って、フォルダタイプを有効に使うには、レールを用いた横置き吊り下げ式か、せめて横置き式になります。これを可能にする書庫は、自然とラテラル書庫(引き出しタイプ)になります。ラテラルの最下段に前期の文書を、上段中段に当期の文書を保管し、期の移行時に最下段(旧前期の文書)を分別・整理・統合してファイリングし、上中段(旧当期・新前期の文書)を最下段に置き換えます。こうして、上中段は新当期に向けて空けられる形になります。文書のライフサイクルを考慮すると、ラテラル書庫の導入が理想といえます。
 動線スペースなどの問題でラテラル書庫の導入が難しい場合は、ファイリングサプライを工夫することによって代替が可能です。フォルダとファイルボックスの併用、もしくはフォルダとブックエンドの併用で、概ね上記のラテラル書庫のような文書管理が可能になります。この場合も最下段に前期の文書、上中段に当期の文書との置き分け・置き換えを心がけましょう。

 動線スペースの節約を優先した場合、選択肢はオープン書庫・スチール引き違い書庫・ガラス引き違い書庫のいずれかになります。次の優先事項を文書の視認性にするならオープン書庫・ガラス引き違い書庫・スチール引き違い書庫の順になりますし、そうでなく施錠やセキュリティが優先するならスチール引き違い書庫・ガラス引き違い書庫に絞られます。
 動線スペースが確保できます場合は、下段はやはりラテラル書庫が便利です。上置きに関しましては、ユーザーさまの企業活動に合わせてフレキシブルにご検討いただければ幸いです。

書庫の選び方についてさらに詳しく

書庫のサイズについて

書庫のサイズ規格は、横幅90cmもしくは80cm・奥行き45cmもしくは40cmが基本です。

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書庫の色

書庫の色はねずみ色からだんだん薄くなり、最近はニューグレーやアイボリー、ホワイト色が主流になってきました。

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目的から書庫を選ぶ

目的から書庫を選ぶ方法は主に2つあり、種類から選ぶ方法と収納量から選ぶ方法です。

収納する文書の種類
収納予定の文書量
文書の電子化

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