収納予定の文書量

収納する予定の文書量を測る単位:Fm(ファイルメータ)

 ファイルメータは、文書の量を測る単位で、「文書をすべて積み上げたと仮定した際の高さ」を表します。

Fm(ファイルメータ)とは

 文書の量を測る単位に「Fm(ファイルメータ/ファイルメートル)」は、「文書をすべて積み上げたと仮定した際の高さ」を表します。高さ1メートル=1ファイルメータで、これが文書約10,000枚に相当するとされます。

1Fm≒文書10000枚

 例えば、オフィスで使用されている書庫の横幅内寸が仮に90cmであるとします。書庫1段に文書が目一杯に収納されていれば、0.9Fmなので約9,000枚の文書がある、という計算になります。

 もちろん、書庫に収納されている文書は何かしらのファイルやフォルダに綴じられた上で収納されているため、実際にはこの計算通りの文書枚数にはなりません。ですがファイルメータを測定するときは、間にこういったファイリングサプライがあっても特に減算せず、まとめて測ります。

 ファイルメータでオフィス内の文書量を把握する目的は、「オフィス内の適正な文書量を把握・維持・管理する事」「部署や1人あたり文書保有量の定量的な目安を設ける事」および「オフィスの新設時や移転時に、新たなオフィスで必要になる文書保管スペースを確保する目安とする事」という、オフィスマネジメントのためのものです。

 この場合求められる“文書量”とは、文書の正確な枚数をさすわけではなく、“文書がオフィスでどれだけの空間を占めるか”を意味します。

 例えば、横幅90㎝・奥行45㎝・高さ200㎝前後の一般的な6段書庫(もしくは上下書庫セット)の場合、容量をFMで表わすと約5.4Fm、すなわち約54,000枚です。また、袖机もしくはワゴンが2段だった場合は、奥行を約60㎝としますと1.2Fm(12,000枚)。これが3段ワゴンだったとすると、文書が入るのは実質には1段ですから、0.6Fm(6,000枚)という計算になります。


1人あたりに必要なFmは?

 富士ゼロックス社では、企業内の意識改革により、10年かけてオフィス内の文書の75%を削減しました。その中の、営業部門では、従来、個人保管文書(個人スペースで保持)と共有保管文書(書庫に収納)を合わせて、1人あたり1.93Fm(19,300枚)の文書を占有していましたが、これを50%削減したのだそうです。その後、富士ゼロックス社の営業部門2000名を本社に集約した際は、移転前に1人あたり5.1Fm(51,000枚)あったものを、移転後、1人あたり2.15Fmまでの削減に成功したそうです。

 そして、富士ゼロックス社は、文書削減により空いた書庫は、撤去して別のアイテム(ロッカーやコートハンガーなど)を置いたそうです。というのも、文書収納スペースに空きがあれば、またそこに文書がたまり始めていってしまうからです。

 ここにはひとつ、逆説的な事実が表われています。「1人に必要な文書容量があるというわけではなく、空きスペースがあれば文書はそこに収納されていってしまう。」表現としては極端ですが、確かにこういった側面もあるのではないでしょうか。

 業種や職務や事業規模により1ユーザーに必要な容量は異なりますが、富士ゼロックス社の例を目安にすると、概ね1.0Fm~3.0Fm(10,000枚~30,000枚)程度を想定すればよいのではないでしょうか。そして、二段ワゴンなどに収納される個人管理分(0.6Fm~1.2Fm)から溢れる分量を集約できる容量の書庫をご用意いただくというのが、一つの目安になります。






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